تصمیم سازی: هدف تجزیه و تحلیل کسب و کار

تصمیم سازی: هدف تجزیه و تحلیل کسب و کار

در نظر بسیاری از مردم، تصمیم سازی همچون یک ابزاری در جعبه‌ابزار شما است؛ اما من آن را به‌عنوان یک نقش برای شما می‌بینم. هیچ اتفاقی بدون تصمیم‌گیری نمی‌افتد. شما می‌توانید تا دلتان بخواهد حرف بزنید و صحبت کنید و واقعاً باهوش هم به نظر بیایید، اما چه کسی اهمیت می‌دهد اگر تصمیمی گرفته نشود و پیشرفتی حاصل نشود، درسته؟! این سناریو منجر به یک موضوعی می‌شود که همه ما آن را خوب می‌شناسیم، سستی تجزیه تحلیل (۱). در این نوشته به هدف تجزیه و تحلیل کسب و کار خواهیم پرداخت. پس با ما تا آخر همراه باشید.

درگذشته، نقش تخصص تجزیه‌وتحلیل کسب‌وکار در درجه اول حول پل ارتباطی بودن، مترجم و یا مستندساز دور می‌زد. امروزه، من این متخصصان تجزیه‌وتحلیل (۲) کسب‌وکار را بیشتر به‌عنوان  یک تسهیل گر، طراح و ارائه‌دهنده راه‌حل و یک مشاور مورد اعتماد می‌بینم. قبلاً یک سند رسمی الزامات موردنیاز وجود داشت و حالا ممکن است فقط به‌صورت یک وایت برد باشد. بااین‌حال، تکنیک‌ها، فعالیت‌ها، فرآیندها و مهارت‌ها نبایستی اینکه تحلیل کسب‌وکار چه هست را تعریف کنند.  برای داشتن یک قیاس مشترک؛ می توان گفت همه اینها ؛ «چیستی» (ماهیت) تحلیل کسب و کار هستند.  اما لیست , همان‌طور که تکنیک‌ها می‌آیند و می‌روند، کارکنان جدید وارد می‌شوند و کارکنان قدیمی شرکت را ترک می‌کنند , تغییر می‌کند ؛  لیکن چرایی تحلیل کسب‌وکار (ماهیت)که هیچ‌گاه تغییر نخواهد کرد، به تیم‌ها کمک می‌کند تا تصمیماتی بگیرند که پروژه را روبه‌جلو به‌پیش ببرند. در BABOK نسخه ۲ یک صلاحیت‌های اساسی موردنیاز یک متخصص تحلیل کسب‌وکار وجود دارد که تصمیم سازی (۳) نام دارد. این حوزه صلاحیت به‌عنوان «ارائه یک  توصیف از رفتارها، ویژگی‌ها، دانش و خصوصیات شخصی که از رویه تجزیه‌وتحلیل کسب‌وکار پشتیبانی می‌کند» تعریف‌شده است. بااین‌حال، من می‌گویم صلاحیت و شایستگی تصمیم سازی از چیزی که شما به‌عنوان یک متخصص تحلیل کسب‌وکار انجام می‌دهید پشتیبانی نمی‌کند، بلکه این چیزی است که شما به‌عنوان یک تحلیل پر کسب‌وکار انجام می‌دهید. به‌طور مشخص، تصمیم سازی آن چیزی نیست که از کار شما پشتیبانی کند، بلکه برعکس، تکنیک‌های و فرآیندها بایستی شمارا در کار تصمیم سازی پشتیبانی نمایند.

هدف تجزیه و تحلیل کسب و کار

اجازه بدین ببینم… چگونه می‌توانم این موضوع را بهتر بیان کنم؟ یکی از مسؤولیت‌های اصلی شما به‌عنوان یک تحلیلگر کسب‌وکار این است که به دیگران کمک کنید تا تصمیمات بهتری بگیرند و برای خودتان هم تصمیم بگیرید. درباره کارتان فکر کنید. چطور تصمیم می‌گیرید که چه وظایفی را در یک روز کاری اول‌ازهمه انجام دهید؟ همه ما می‌دانیم که وقت کافی برای انجام دادن اینکه هر چیزی را که می‌خواهیم کامل کنیم وجود ندارد؛ بنابراین، تصمیمات بایستی اتخاذ شود مبتنی بر اقدامات و فعالیت‌های روزانه‌ای که بایستی یا نبایستی روی آن‌ها تمرکز کنیم.

این تصمیمات بایستی مبتنی بر توازن در بالاترین تأثیر روی بازدهی کار و کاری که برای ذینفعان بیشترین اهمیت را دارد باشد. اما ابتدا, شما نیاز دارید که بدانید چه چیزی برای سهامدارانتان از بیشترین اهمیت برخوردار است و همچنین, تأثیر مرتبط با آن وظیفه چقدر است. برای انجام این، از تکنیک‌های پشتیبانی‌کننده و فرآیندها برای کمک به تصمیم‌گیری‌تان استفاده کنید.

مثال‌ها عبارت‌اند از تعريف مسئله و دستاوردهای کسب‌وکار، نگاشت تأثیرات (۴) و تجزیه‌وتحلیل علت ریشه‌ای (۵). این ابزارها به شما در تصمیم‌گیری‌تان کمک خواهد کرد.

در طول یک پروژه، فعالیت‌های زیادی وجود دارد که از تصمیم‌گیری پشتیبانی می‌کنند. یکی از دلایل کلیدی برای انجام تجزیه‌وتحلیل سهامداران (۶) این است که تعیین کنیم که تصمیم‌گیرندگان  چه کسانی هستند و آن‌ها چگونه تصمیم‌گیری می‌کنند. ازآنجاکه همه سهامداران روی نیازهای با الویت بالای پروژه توافق ندارند بنابراین فهمیدن این‌که چه کسی یا کسانی تصمیم نهایی را می‌گیرند بسیار مهم است. اگر شما نتوانید گروه را برای تصمیم‌گیری در بهترین مسیر قرار دهید، این تصمیم‌ساز کلیدی است که آن‌ها را فرامی‌خواند طوری که پروژه می‌تواند پیش برود. عدم وجود یک تصمیم‌گیرنده بدان معنی است که خطر شکست پروژه افزایش می‌یابد. حالا قدم بعدی را بردارید، حال که شما می‌دانید تصمیم‌گیرندگان بر روی یک پروژه چه کسی یا کسانی هستند، نیاز است که بدانید آن‌ها به چه سرعتی تصمیم‌گیری می‌کنند و برای این تصمیم‌گیری به چه اطلاعاتی نیاز خواهند داشت. اما این‌ها را چگونه خواهید فهمید؟ از آن‌ها بخواهید.

برای کمک به محدود کردن سرعت تصمیم‌گیرندگان، افراد را در دو سطل قرار دهید. اولین سطل است برای کسی است که هیچ اطلاعاتی را نمی‌خواهد مگر تا آخرین لحظه مسئولیت و پس‌ازآن همه را می‌خواهند.
آن‌ها توانایی این رادارند که اطلاعات را بگیرند و با سرعت تصمیم‌گیری کنند. سطل دیگر برای کسانی است که این اطلاعات را در طول زمان می‌خواهند. حتی اگر اطلاعات در حال تغییر است، آن‌ها دوست دارند آن را داشته باشند طوری که آن را دور سرخود برای مدت‌زمان طولانی‌تر بچرخانند. سپس هرزمانی که آن‌ها نیاز به اتخاذ یک تصمیم دارند، راحت هستند که تماس بگیرند. اگر شما رویکردتان با هر یک از دو مخالف باشد، آن‌ها دلسرد خواهند شد. تجزیه‌وتحلیل سهامداران از تصمیم‌گیری پشتیبانی خواهد کرد!

استخراج (۸) الزامات فعالیت دیگری است که به‌طور کامل از تصمیم‌گیری پشتیبانی می‌کند.  استخراج در مورد بیرون کشیدن اطلاعات است. بله درست است، اما چه کسی اهمیت می‌دهد اگر شما اطلاعات را استخراج کرده و بعد همان‌جا ولش کنید. نکته واقعاً این است که استخراج اطلاعات برای کمک به تصمیم‌گیری است. گاهی فکر می‌کنم که طوفان مغزی فعالیتی است که بیشترین سوءبرداشت از آن شده این فقط یک دیدی به ما می‌دهد برای رسیدن به ایده‌ها؛ اما خیلی بیشتر از این در طوفان مغزی وجود دارد.
پس از آمدن ایده‌های بزرگ شما بایستی با تصمیم‌گیری در مورد چگونگی حرکت به جلو همه‌چیز را به پایان برسانید. زیبایی طوفان مغزی این است که بهترین شانس را برای توافق در پشتیبانی و حمایت از تصمیم۸ فراهم می‌کند. با حضور همه که به‌طور صریح و آشکار افکار و ایده‌های خود به  اشتراک می‌گذارند، اینکه آن‌ها از تصمیمات حمایت کنند تا پروژه جلو رود محتمل‌تر است. ایده‌های آن‌ها نبایستی انتخاب شود، آن‌ها فقط می‌خواهند بدانند ایده‌هایشان توسط این گروه شنیده شد.

آخرین تکنیکی که من امروز می‌خواهم ارائه بدهم در مورد اهمیت نمونه‌سازی است – فعالیت ترسیم تصاویر یک سیستم واسط تا به ذینفعان در تصمیم گیرشان روی اینکه چگونه با یک سیستم تعامل کنند کمک کند. داشتن چندین عکس و نقش دکتر چشم بازی را بازی کردن، آیا آن‌یکی را بیشتر از این‌یکی دوست داری یا این‌رو…یکی… یا دوتا. این همین‌طور به تیم توسعه کمک می‌کند تا بهترین روش‌ها را برای طراحی سیستم یا ویژگی‌های آن تعیین ارائه کنند.

پانوشت:

۱٫ analysis paralysis

۲٫business analysis professionals

۳٫Decision Making

۴٫Impact mapping

۵٫ Root Cause Analysis

۶٫Stakeholders

۷٫Elicitation

۸٫buy-in

ترجمه شده توسط: محمدعلی شمس ایلی

اشتراك گذاری نوشته

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *